Cómo calcular el espacio que ocupa la documentación física?

08/05/2016

En muchas ocasiones, disponer de nuestra documentación acumulada en un determinado espacio puede llegar a significar un problema, cuya resolución llevaría mucho tiempo. Para poder optimizar el procedimiento, es importante encontrar la manera de calcular y cuantificar el espacio que ocupa la documentación física, de modo de disponer de ella de la mejor manera, pudiendo, a su vez, proyectar el espacio para futuros documentos.

Es muy fácil cuantificar los espacios y medidas ocupados por los archivos físicos, siempre y cuando se tomen metodologías y parámetros apropiados para hacerlo. Para ello, existe una norma conocida como Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.

Conocer el tamaño de los archivos puede resultar de gran utilidad para distintos fines que van desde organizar, seleccionar, clasificar, restaurar, digitalizar y reutilizar archivos. A su vez, es necesario a la hora de diseñar los espacios físicos en que vayan a guardarse los archivos, según su volumen, peso y proyección de crecimiento.

La Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029 fue pensada específicamente para los archivos en formato papel y provee de tres técnicas diferentes para ejercer la correcta medición de los mismos. La metodología se basa principalmente en la medición física de los archivos y su posterior cálculo de promedio de los resultados. Es posible que, a la hora de realizar esta medición, se encuentre una variación de hasta un 10% aproximadamente, por encima o por debajo del número estipulado. Esto es, en general, un promedio de variación bajo.

La norma mencionada anteriormente contempla las mediciones en tres variantes: por folios, en metros lineales y en metros cúbicos.

La primera forma de medir los archivos – y tal vez la más evidente – es a través de tener conciencia de la cantidad de folios que los componen. Sin embargo, si la cantidad es demasiado extensa, la medición uno a uno de los folios puede resultar en una tarea tediosa y desgastante. Para estos casos, existen otras metodologías de medición más eficaces.

En cuanto al segundo método de medición, el de medición de los metros lineales, consiste en una toma de la medida de la documentación según su “canto” o “filo” (es decir, según el borde o corte de los documentos) . Por lo general, esta suele ser el tipo de medida más reconocida y aceptada universalmente, puesto a que es tal vez la más exacta y precisa de todas y, a su vez, la más sencilla de obtener (claro está, siempre que los archivos se encuentren dispuestos sobre estanterías).En líneas generales, se calcula que las estanterías suelen estar fabricadas sobre una base que se corresponde con un metro lineal de documentos, esto es lo que hace que este método sea el más rápido y eficaz para calcular el volumen de los archivos.

Sin embargo, la cantidad de documentos o de folios que puedan encontrarse en cada metro lineal, depende del tamaño y el calibre de cada uno de ellos. Los calibres o gramajes más comunes encontrados para papeles es de 35 gr, 60 gr o 75 gr. Hay tipos de papel más o menos densos, lo que puede dar lugar a que determinados folios o elementos de almacenamiento posean más documentos que otros. Entonces, una vez obtenida la cantidad de metros lineales, se realiza un promedio de folios por cada metro lineal, multiplicando luego ambas cifras para obtener un aproximado de la cantidad de hojas que componen los archivos. Debido a la variedad de densidades, la Norma establecida anteriormente pone en consideración un tamaño representativo que pueda abarcar a todos, aunque no será de gran exactitud y el promedio será aproximado.

A su vez, el modo de conservación de los folios incidirá sobre la cantidad de ellos (trátese de legajos, cajas, carpetas, entre otros). Según el modo de conservación utilizado, habrá más o menos espacio ocupado por cada uno.

foto_archivo_cajas

Hay una fórmula específica que permite trasladar la cantidad de metros lineales de archivos a folios; esta es:

Q = # Metros x PFM

  • Q: cantidad de folios
  • # Metros: número de metros lineales
  • PFM: promedio de folios por metro lineal

Por último, el tercer método establecido por la Norma Técnica de Medición de Archivos, es por metros cúbicos. Este, refiere a la dimensión tridimensional que es ocupada por la documentación. Esta forma es ideal, a su vez, para cuantificar el espacio ocupado por los archivos que no se encuentran dispuestos en estanterías, sino que están en cajas sobre el suelo o en otro tipo de superficies.

En este caso, resulta fundamental calcular la cantidad de folios por metro cúbico (PFM3), teniendo en cuenta – al igual que en el método anterior – los distintos calibres y las unidades de conservación utilizadas.

Es importante, en esta fórmula, observar el volumen de los archivos, el cual dependerá de su forma. Un método de utilidad en estos casos, es el que tiene que ver con el cálculo del área.

Se considera que la fórmula de metros cúbicos es una de las más imprecisas, debido a que deja fuera una serie de variables que hacen al espacio general ocupado por la documentación; estas son: el espacio entre cada estantería y el número de bandejas por cada estante. Es por esto que no es considerado como un método eficaz a la hora de medir archivos, pero es necesario tenerlo en cuenta si lo que se quiere es calcular el área que se necesita para almacenar documentación que no se encuentra ya organizada, o para proyectar el incremento en la cantidad de documentación que busca disponerse en un sitio determinado.

Este último tipo de medición no puede aplicarse a lugares destinados a trabajos de administración, puesto que no tiene en cuenta este tipo de zonas, sino que debe utilizarse sólo para las áreas destinadas a ser depositarias de documentaciones diversas. Se trata del tipo de medición ideal cuando nos encontramos en un espacio limitado dentro del cual debemos proyectar la incorporación de documentación nueva, que no se encuentra ya organizada.

Teniendo en cuenta los distintos tipos de medición mencionados con anterioridad, podrás disponer de tu espacio de la mejor manera posible, de modo de optimizar el mismo y establecer un orden práctico de los documentos.

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