¿Es recomendable digitalizar todos los documentos?

08/05/2016

A lo largo de los últimos años, la conservación de archivos en formato de papel se ha ido desacelerando, quedando ya como un método de acumulación de documentos obsoleto. A su vez, el hecho de guardar archivos en formatos tales como el papel, conlleva una serie de trabajos adicionales, tales como la medición del espacio, si lo que se busca es optimizar el lugar físico y el manejo de los archivos.

En los últimos tiempos, el concepto de “oficinas sin papel” ha cobrado cada vez más fuerza, debido al auge de la digitalización de los documentos y las ventajas que ésta presenta para quienes la adoptan.

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¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización consiste en un proceso a través del cual se puede almacenar, administrar y buscar volúmenes prominentes de documentación en modo de imágenes digitales de una manera realmente muy simple, resultando, de este modo, un mecanismo mucho más práctico y rentable para todas las empresas.

La digitalización permite el almacenamiento de los documentos en los discos internos de cualquier tipo de computadora en sistemas de almacenamiento masivo, gracias a una facilidad brindada por la capacidad de contar con respaldo en discos CD-R o DVD y, también, en memorias USB, que promueven la garantía de mantener los documentos almacenados en condiciones óptimas y sin riesgo alguno.

Por lo general, suele pensarse a la digitalización de archivos con relación a las distintas empresas. Sin embargo, ésta no sólo es de utilidad para ellas, sino que puede ser aprovechada, también, por instituciones educativas, bibliotecas, bancos, empresas relacionadas al alquiler y la venta de inmuebles, compañías de seguros, dependencias gubernamentales, entre muchas otras. En otras palabras, pueden comenzar a aplicar este nuevo sistema de almacenamiento todas las asociaciones, empresas e instituciones que hayan tomado la decisión de reemplazar el ya obsoleto almacenamiento en papel por uno más sencillo, veloz y eficaz como lo es el almacenamiento en formato digital y que, a su vez, garantiza el no deterioro de los mismos y provee la seguridad de evitar pérdidas de documentación.

Actualmente, el proceso de digitalización de documentos cobra una importancia significativa en los trabajos administrativos de todas las empresas u organizaciones que lo utilizan. Esta, permite optimizar los trabajos relacionados a las finanzas y contabilidad, a recursos humanos, los trabajos administrativos y de desarrollo informático.

¿Cuáles son las ventajas de digitalizar la documentación?

Este nuevo método de digitalización de los documentos cuenta con una importante serie de ventajas. Entre ellas, enumeramos las siguientes:

  • Este procedimiento permite olvidar la necesidad de buscar espacios físicos extensos para guardar los archivos. Esto es porque, a través de la digitalización, se puede disponer de un inmenso número de documentos en un formato digital que no ocupa espacio, pudiendo olvidar, de este modo, las cajas, los folios y, sobre todo, las importantes pérdidas de tiempo generadas a la hora de buscar archivos en formato de papel.
  • En segundo lugar, la digitalización de documentos implica ahorros significativos en materia económica, debido a que, si bien una hoja fotocopiada vale aproximadamente lo mismo que una imagen digitalizada, la última puede luego reintegrarse a otros sistemas y ser reutilizada indefinidamente, mientras que no ocurre lo mismo con la hoja de papel pudiendo esta, además, dañarse y perderse con mayor facilidad.
  • ¿Te imaginas el dolor de cabeza que implicaría buscar archivos antiguos en formato de papel? El acceso a archivos de esta índole es mucho más sencillo y rápido si estos se encuentran en formato digital, puesto que pueden, inclusive, buscarse simultáneamente sin requerir de importantes pérdidas de tiempo.
  • Por otro lado, la digitalización permite optimizar el acceso de varias personas a la vez a una imagen, mientras que, de encontrarse en formato de papel, sólo podría ser vista por una persona a la vez.
  • Una vez que los archivos se encuentran digitalizados, el acceso a los mismos es mucho más fácil y veloz, lo que permite optimizar sobremanera la productividad de las empresas o instituciones que aplican este tipo de sistema.
  • Al aplicar un sistema como este, deja de ser necesario disponer de inmuebles o muebles físicos para archivar documentación, permitiendo que las tareas administrativas puedan llevarse a cabo en sitios más pequeños o cómodos.
  • Por otra parte, los archivos en formato digital cuentan con una durabilidad mucho mayor a los archivos en formato de papel, puesto que es menos probable que sufran daños, extravíos o pérdidas de nitidez.
  • Finalmente, los archivos en formato digital son mucho más seguros, puesto que no cualquiera puede acceder a ellos. Esto es porque cada persona puede aplicar un usuario y una contraseña determinados, limitando así el acceso a los archivos, favoreciendo su control y protección.

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¿Cómo se realiza el proceso de digitalización?

El modo de convertir los documentos que se encuentran en formatos físicos a formato digital es simple. En el caso específico de los archivos que ya se encuentran en formato de papel, para digitalizarlos se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Realizar una captura del documento a través de un Escáner
  • Indexar la información que se extrae del documento en cuestión
  • Almacenar el documento y su respectiva información para tener acceso a ellos en posteriores búsquedas

¿Qué tipo de documentos pueden digitalizarse?

  • Todos los documentos que se encuentren en formato de papel
  • Mapas, planos y diagramas. Si son digitalizados, esto les permite ser manipulados con mayor facilidad
  • Facturas de proveedores, a modo de agilizar el tratamiento de las mismas
  • Albaranes, pedidos de clientes, de modo que ingresen al sistema rápidamente evitando pérdidas de tiempo
  • Contratos y seguros, que pueden ser catalogados de manera sencilla, optimizando su posterior búsqueda y utilización.

Los archivos en papel no son los únicos que pueden ser pasados a formato digital, sino que hay otros que pueden pasar por el mismo proceso. Algunos de estos pueden ser: fotografías, archivos de música y de video, señales de televisión, señales de radio, entre otros. El procedimiento a llevar a cabo es siempre el mismo, que consiste en un traspaso del modo analógico a una representación digital (binaria) del archivo de origen.

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